ÍNDICE DE CONTEÚDOS

• 1.1 O que são dados de referência?
• 1.2 Relevância dos dados de referência
• 1.3 Localização
• 1.4 Organização e acesso 
• 1.5 Compreender as designações 
• 1.6 Criação de um dado de referência de tipo opção
• 1.7 Criação de um dado de referência do tipo máquina de estados
• 1.8 Definição de workflows de estados

1.1 O que são dados de referência?

No preenchimento de diversos campos nos vários menus da solução LMS, o utilizador está condicionado à lista de hipóteses previamente preparada para cada um desses campos. A essas hipóteses chamamos “Dados de referência” (DR de ora em diante).

1.2 Relevância dos dados de referência

As opções disponibilizadas nos DR devem refletir a realidade da organização e especificidade do negócio. O preenchimento de campos no LMS, através da seleção de opções disponibilizadas, deve ser feito de foma rigorosa. É desta combinação que resultará a fidedignidade técnica da informação incluída na solução, bem como a obtenção de métricas relevantes e passíveis de análise, orientadoras da gestão do negócio.  

1.3 Localização

Os DR estão organizados de forma lógica, por grupos, de acordo com os campos a que dizem respeito, secções e menus em que constam.

1.4 Organização e acesso 

É possível encontrar um DR através da navegação pelos diversos grupos disponíveis no menu à esquerda, combinada com pesquisa dentro de cada grupo (Fig. 1) ou  através de pesquisa direta efetuada no campo disponibilizado para o efeito (Fig. 2).

Fig. 1

Fig. 2

1.5 Compreender as designações 

• Grupo: área da aplicação em que se encontra o campo a preencher.
• Campo: área disponível para preenchimento mediante seleção de dados de referência constantes de lista de hipóteses disponível. 
• Dados de referência: hipóteses de preenchimento de campos disponíveis para o utilizador, as quais podem configurar opções ou estados / pontos de situação. Estas últimas podem ter associadas uma máquina de estados (automatismos que definem transições entre estados, prazos e respetivas notificações que lhes estão associados; etc.). 
• Referência superior: campo previamente preenchido que condiciona as hipóteses disponíveis para preenchimento de um campo em análise.

  Fig. 3

1.6 Criação de um dado de referência de tipo opção

Para criar um novo dado de referência, basta ir ao grupo de DR pretendido, escolher qual o campo e criar um novo dado de referência:

Fig. 4

Para tal, devem ser tidas em conta as seguintes indicações:

Elemento	Descrição
Nome do DR	Designação do dado de referência. A ordenação alfabética dos dados de referência ou por qualquer um dos critérios da tabela é possível, bastando clicar sobre esse mesmo critério.
Ordem	Indicação de números cardinais para organizar a ordem pela qual as hipóteses surgem na lista aos utilizadores. Em caso de 0 é ordem alfabética.
Identificador Externo	Campo para efeitos de integração com outras soluções tecnológicas.
Por defeito	Sim/Não: em caso afirmativo, a opção aparece selecionada por defeito no campo a que diz respeito.
Comentários	O texto introduzido neste campo surge como alerta no momento em que é selecionado o DR respetivo para preenchimento de um campo.
Após gravação do novo campo de referência é ainda possível editá-lo e restringir a sua utilização a grupo(s) de colaboradores:
Grupos

1.7 Criação de um dado de referência do tipo máquina de estados

Para criar um novo dado de referência, basta ir ao grupo de DR pretendido, escolher qual o campo e criar um novo dado de referência:

Para tal, devem ser tidas em conta as seguintes indicações: 

Elemento	Descrição
Nome do DR	Designação do dado de referência. A ordenação alfabética dos dados de referência ou por qualquer um dos critérios da tabela é possível, bastando clicar sobre esse mesmo critério.
Ordem	Indicação de números cardinais para organizar a ordem pela qual as hipóteses surgem na lista aos utilizadores. Em caso de 0 é ordem alfabética.
Identificador Externo	Campo para efeitos de integração com outras soluções tecnológicas.
Por defeito	Sim/Não: em caso afirmativo, a opção aparece selecionada por defeito no campo a que diz respeito.
Inicial	Quando esta opção se encontra ativa o estado é considerado inicial. Só uma das opções com carácter de “Inicial” poderá coexistir com a opção “Por Defeito”.
Final	Quando esta opção se encontra ativa o estado é considerado final e determina o fim de um processo.
Com sucesso	Quando esta opção se encontra ativa, indica que o estado final do processo teve uma componente de sucesso.
Comentários	O texto introduzido neste campo surge como alerta no momento em que é selecionado o DR respetivo para preenchimento de um campo.
Após gravação do novo campo de referência é ainda possível:
Associar o DR a outros campos (referências superiores)	a) criar dados de referências específicos para referências superiores; b) para os casos mencionados na alínea anterior, definir Dias limite, isto é, prazo para o estado escolhido; classificar este prazo como crítico ou não; definir se este prazo deve ou não surgir na lista de tarefas c)definir o período de antecedência da notificação- definição, em dias, do prazo em que a notificação surge na lista de tarefas (caso não se defina, a notificação na lista de tarefas decorrerá por igual número de dias definido no campo “Dias limite”)
Associar o DR a grupos de utilizadores	Ver procedimento estabelecido na linha "Grupos" do ponto 1.6, supra.

1.8 Definição de workflows de estados

O registo de estados e fases de dossiers, processos ou procedimentos é fundamental na reconstrução de um determinado processo ou percurso de um assunto. Para evitar o maior número de falhas no registo de fases e estados, o LMS disponibiliza um mecanismo de transição de estados. Assim, o próximo estado de um dossier ou processo judicial pode ser escolhido de entre um conjunto de estados já previamente criados que, processualmente, faça sentido prever.

Para tal, basta registar uma nova transição, indicar qual é o estado atual e os próximos estados possíveis: 

Se quer saber mais sobre este tema, pesquise #dadosdereferencia e encontre as FAQ's que lhe estão associadas.